月40時間の業務削減！属人化していたExcel管理から脱却し、事業拡大を加速させたバックオフィス改革

【代表者より】

今回の事例のポイントは、「Excelが悪い」のではなく、「事業規模に合っていない管理方法だった」という点です。多くの企業様が同じような課題を抱えています。私たちは、お客様の成長フェーズに合わせた「仕組み」を共に創り上げることで、皆様が本来の強みを発揮できる環境づくりをサポートします。

バックオフィスの方にとって慣れ親しんだExcel管理は、手間だと感じつつも「気合と根性」で継続運用ができてしまうこともあるなか、そのような属人的な要素に依存することなく、仕組みで業務を回るようにすることで、コアな業務に時間を使えるようになる、ということを実現することができたと考えております。

【お客様の概要】

• 業界： 製造業
• 事業内容： 繊維素材の製造業
• 従業員数： 約30名

【ご相談の背景】

事業が順調に拡大する一方で、バックオフィス業務に深刻な課題を抱えていらっしゃいました。

• 増え続ける情報量: 事業拡大に伴い、管理すべき情報が爆発的に増加。
• Excel管理の限界: 長年使い続けたExcelでの管理に限界を感じ、入力や確認作業の負担が日に日に増大。
• 業務の属人化: 特定の社員しか分からない業務が生まれ、担当者が不在だと業務が滞るリスクを抱える。

このままでは、本来注力すべきコア業務に時間を割けず、企業の成長にブレーキがかかってしまう。そんな強い危機感から、情報管理の抜本的な効率化と「仕組み化」を目指し、弊社にご相談をいただきました。

【ご支援内容】

私たちは、単にツールを導入するだけではありません。お客様の業務に深く入り込み、最適な解決策をご提案します。

• 業務の徹底的な「見える化」: まず、既存の複雑な管理業務を一つひとつ丁寧に棚卸し。どこにボトルネックがあるのかを客観的に可視化しました。
• 最適なツールの選定と導入: 見えた課題に基づき、数あるツールの中からA社に最もフィットするバックオフィスツールを選定。スムーズな導入までを責任を持って支援しました。
• 補助金活用でコストを最適化: IT導入補助金の申請もサポートし、コスト負担を最小限に抑えた上での改革実現を後押ししました。

【導入成果】

• 圧倒的な時間創出: 複数人で行っていた入力・確認作業が不要になり、1日2時間、月に換算すると約40時間もの工数削減に成功。
• 入力ミス「ゼロ」へ: OCRの自動読み取りや選択式入力を活用することで、ヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性が飛躍的に向上しました。
• 「仕組み」で回す体制へ: 属人化されていた業務がなくなり、誰もが同じ品質で業務を遂行できる体制を構築。これにより、社員は本来やるべき付加価値の高いコア業務に集中できるようになりました。